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Das elektronische Archiv für mehr Effizienz bei der Arbeit
Aachen, 23.12.2011. Ein Großteil der Unternehmen muss täglich eine Vielzahl an E-Mails, Briefen, Faxen und anderen Dokumenten bearbeiten und bewältigen. Um auf die benötigten Dokumente zugreifen zu können, müssen die zuständigen Bearbeiter sämtliche Aktenordner, Festplatten und E-Mail-Systeme durchsuchen. Entnommene Papierbelege müssen außerdem in der Regel nach der Bearbeitung wieder an der richtigen Stelle im Aktenordner einsortiert werden. Teilweise sind sogar doppelte Ablagen nötig.

Getreu dem Motto „Suchen war gestern!“ bringt die applord GmbH aus Aachen mit ihrem Dokumenten Management System ecoDMS Ordnung in die Geschäftsdokumente. Das System ermöglicht die Archivierung von über 180 verschiedenen Dateiformaten. Dazu zählen unter anderem die gängigen Dateiformate wie PDF, PDF-A, DOC, XLS, EML, JPG usw. Auch Papierdokumente können archiviert werden.

ecoDMS ist ein Client-Server-System. Alle Dokumente befinden sich in einer „digitalen Akte“ und werden sicher in der postgreSQL-Datenbank auf dem ecoDMS-Server aufbewahrt. Die benutzerfreundlichen Oberflächen vom Scanprogramm ecoICE und der professionellen Dokumentenverwaltung ecoDMS ermöglichen einen schnellen und übersichtlichen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Die Vertraulichkeit der Dokumente bleibt dabei geschützt, da für jede Datei und jeden Ordner eine eigene Berechtigung vergeben werden kann.

Schon nach einer kurzen Einführung wissen alle Mitarbeiter wie die Software zu bedienen ist und wo welche Informationen in Sekundenschnelle abgerufen werden können. Stellvertretungen funktionieren deshalb auch viel besser. Es ist alles an einem zentralen Ort abrufbar und die Dateien können mit wenigen Klicks angezeigt werden. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe eingeben und die passenden Ergebnisse werden sofort angezeigt (Volltextindizierung). Es sind keine zeitaufwendigen Suchaktionen in Aktenordnern und Festplatten mehr nötig. Zusätzlich sind u.a. Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Informationen möglich.

Die Standardsoftware ist bereits ab 29,90 € im ecoDMS Onlineshop und auf amazon*erhältlich. Die so genannte Web Edition beinhaltet den ecoDMS-Sever, das Programm ecoICE für die Posteingangsbearbeitung von Papierdokumenten, das Dokumenten Management System ecoDMS und einen Druckertreiber. Selbstverständlich kann die ecoDMS Web Edition auch mit kundenspezifischen Funktionen erweitert werden.
Weitere Funktionen rund um die Software gibt es im Internet unter *ecodms*.

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