Kommentare zu Grillo Konzern setzt bei Eingangsrechnungsbearbeitung auf clarc-Software von CTO

Grillo Konzern setzt bei Eingangsrechnungsbearbeitung auf clarc-Software von CTO
Stuttgart, 13. Oktober 2010 – Jederzeit und auf einen Blick transparente Informationen über den Status der Eingangsrechnungsbearbeitung zu erhalten war das Ziel der Grillo Werke AG, als sie ihre konzerneigene IT-Beratung ASB Informationstechnik GmbH damit beauftragte, für die Geschäftsbereiche Metall, Chemie und die Tochtergesellschaft Rheinzink GmbH & Co. KG eine Workflow-Lösung zu installieren. Die Wahl fiel auf clarc xControl Invoice der CTO Balzuweit GmbH.

Der Ursprung des heutigen Grillo Konzerns geht auf die Mitte des 19. Jahrhunderts zurück und bis heute ist die Grillo-Werke AG zu 100 Prozent im Familienbesitz. Grillo beschäftigt in seinen Geschäftsbreichen Metall und Chemie 521, Zinkoxid 141 und Rheinzink 828 Mitarbeiter, die Umsätze beliefen sich 2009 auf 443 Millionen Euro.

50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr

Für die effiziente Geschäftsprozessabwicklung vom Auftragseingang über die Produktion bis zur Ausgangsrechnung nutzt Grillo SAP 4.7. Die Daten werden in einem Easy-Archiv im Rechenzentrum der ASB Informationstechnik GmbH in Duisburg gespeichert, die als Tochtergesellschaft die gesamte IT des Grillo Konzerns betreut. „Die Eingangsrechnungsbearbeitung war bislang noch nicht automatisiert. Um die Bearbeitung insgesamt transparenter zu gestalten, beauftragte uns Grillo, für die insgesamt 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr eine Dokumentenmanagement-Lösung aufzubauen“, erklärt Annette Driller, Projektleiterin bei der ASB.

Medienbruchfreie Verarbeitung

Nach einer umfassenden Marktanalyse entschied sich der Konzern für die von dem Dokumentenmanagement-Spezialisten CTO Balzuweit GmbH entwickelte Lösung clarc xControl Invoice.
Heute laufen für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen die Workflows Scannen, Belegerkennung und Validieren, frühes Archivieren im Easy-Archiv und das Übertragen der Rechnung an SAP automatisiert ab. Nach Ablauf dieser Routine erfolgen die Workflows Rechnungsfreigabe, Buchung, Erstellung der Zahlungsvorschlagsliste sowie das Bezahlen.

Was hat’s gebracht?

„Durch die weitgehende Workflow-Automatisierung ist der gesamte Vorgang deutlich transparenter geworden: So wissen wir zum Beispiel immer, welcher Sachbearbeiter gerade welche Vorgänge bearbeitet. Da alles über die Workflows auch schneller geht, können wir Skonti besser ausnutzen“, weiß Anja Nolte als Projektverantwortliche der Grillo-Werke AG.

Profil

Die CTO Balzuweit GmbH (ehemals KG) wurde im Januar 1990 von Peter Balzuweit gegründet und beschäftigt sich seit 1993 mit dem Thema Document Related Technologies in den Bereichen Beleglesung, Workflow und Archivierung. Hier bestehen strategische Partnerschaften mit namhaften Anbietern (z. B. mit der EASY SOFTWARE AG). Seit über zehn Jahren ist CTO im Umfeld von SAP tätig und hat auch in diesem Segment erfolgreich zahlreiche Projekte im Bereich ArchiveLink und BusinessWorkflow realisiert. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 18 Mitarbeiter.
Ansprechpartner für die Presse:

CTO Balzuweit GmbH
Beate Frey
Lautlinger Weg 3
70567 Stuttgart
Fon +49 711 718639-161
Fax +49 711 718639-29
eMail: Beate.Frey@cto*
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