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Iron Mountain eröffnet eines der größten Scanning-Center Europas
Digitalisierung von Papierdokumenten ermöglicht Einsparungen von bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes

Hamburg, 04. Oktober 2011 – Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, hat eines der größten europäischen Scanning- und Indexierungs-Center eröffnet. Damit unterstützt der Dienstleister Unternehmen dabei, ihre Informationen selbst bei zunehmend strenger werdenden nationalen und EU-weiten Richtlinien optimal zu schützen, aufzubereiten und zu nutzen. Mit dem neuen Center in Stafford (Großbritannien) unterhält Iron Mountain jetzt 56 Digitalisierungs-Zentren in 19 Ländern – unter anderem in Hamburg, in dem die Hochleistungsscanner etwa 35 Millionen Dokumente in einem Jahr verarbeiten.

250 Millionen Dokumente

Das neue Center ist mit modernster Technologie ausgestattet und bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Services für Unternehmen aller Größen und Branchen in ganz Europa. Auf einer Produktionsfläche von über 2.300 Quadratmetern können bei Vollauslastung jährlich bis zu 250 Millionen Dokumente verarbeitet werden. Die Unterlagen der Kunden wie Rechnungen, Antragsformulare und Personalakten werden direkt an das Center geliefert und dort sortiert, vorbereitet und digitalisiert. Dabei werden die benötigten Daten extrahiert und in dem jeweils erforderlichen Format bereitgestellt, sodass sie sich nahtlos in das jeweilige System des Unternehmens integrieren lassen. Das Gebäude erfüllt zudem höchste Sicherheitsstandards für die Verarbeitung selbst von streng vertraulichen und hochsensiblen Daten. Alle angebotenen Services entsprechen sowohl den EU-Richtlinien als auch den nationalen Rechtsvorschriften europäischer Staaten.

Zu den Services des neuen Scanning-Centers gehören Logistik-Dienstleistungen inklusive der sicheren Abholung und Anlieferung der Dokumente, intelligentes Scannen, Datenextraktion, Indexierung und Validierung von Informationen, sichere Archivierung, rascher und sicherer Zugriff auf die Daten – zum Beispiel zur Erfüllung der gesetzlichen Offenlegungspflicht oder bei Revisionen – sowie die gesetzeskonforme Vernichtung von Dokumenten.

60 Jahre Erfahrung

Unternehmen schrecken oftmals davor zurück, vollständige Aktenbestände zu digitalisieren. Dabei stehen die Sorge um die Sicherheit und Zugänglichkeit der Daten im Vordergrund, ebenso wie die Auswirkungen auf papierbasierte Geschäftsprozesse, die Kompatibilität mit elektronischen und Papierarchiven sowie das juristische Minenfeld der sich ständig ändernden nationalen und EU-weiten Richtlinien.

Die Services von Iron Mountain basieren auf der 60-jährigen Erfahrung des Unternehmens in der professionellen Verwaltung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg unter Berücksichtigung aller relevanten Compliance-Richtlinien. Das neue Scanning-Center bietet Kunden weitaus mehr als nur eine zentrale Stelle zur Digitalisierung ihrer Dokumente: Vielmehr können sie damit das Potenzial ihrer Informationen vollständig ausschöpfen – unabhängig davon, ob es sich um Kundendaten für Buchhaltungsprozesse oder wertvolles geistiges Eigentum handelt. Dadurch wird das Informationsmanagement zu einem entscheidenden Geschäftsprozess.
„Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC verschwenden Unternehmen zwischen fünf und zehn Prozent ihres Jahresumsatzes mit dem Erstellen, Verteilen, Suchen und Sichern von Papierdokumenten“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Ohne ein professionelles Informationsmanagement lässt sich nur schwer nachverfolgen, wer Papierdokumente nutzt und wo im Unternehmen sie sich gerade befinden. Auch die Ablage in eigenen Räumen nimmt wertvollen Platz und Ressourcen in Anspruch. Zudem werden Papierunterlagen intern leicht verlegt oder beschädigt. Die Argumente für das Scannen sind also sehr überzeugend. Deshalb beginnen viele Unternehmen nun damit, ihre Dokumente zu digitalisieren.“

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