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Zeit und Geld sparen und vom Nutzen einer professionellen Dokumentenverwaltung profitieren
Aachen, 23. September 2011. In den meisten Betrieben werden fast täglich papiergebundene Dokumente kopiert und digitale Dateien in Form von zahlreichen Ausdrucken vervielfältigt. Anschließend werden die Unterlagen in der Regel händisch an Kollegen weitergegeben und nach der Bearbeitung an verschiedenen Stellen abgeheftet bzw. auf unterschiedlichen Filesystemen abgelegt. Daraus folgen etliche Aktenordner und andere Aufbewahrungsplätze. Ziel ist es, diese Prozesse zu optimieren!

Laut einer Statistik der Gartner Group gehen täglich ca. 50% der Arbeitszeit, 15% des Umsatzes und bis zu 45% der Gehaltskosten durch die ewige Dokumentensuche- und Ablage verloren. Von allen unternehmensrelevanten Unterlagen sind bis zu 3% sogar nicht mehr auffindbar. Wenn man bedenkt das durchschnittlich fünf Kopien von einem Dokument angefertigt werden und insgesamt etwa 7% eines Dokumentenzyklus mit dem Transport und der Weitergabe des Dokuments verschwendet werden, ist es an Zeit zu handeln.

Abhilfe verschafft die Software ecoDMS aus dem Hause der applord GmbH. „Schluss mit dem Papier- und Dokumentenchaos“ heißt es bei Einsatz dieser professionellen Dokumentenverwaltung. Mit ecoDMS können Unternehmen Ihre Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Alle Dokumente werden digitalisiert und in einer „virtuellen Akte“ zusammengefasst. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann so jederzeit von seinem Arbeitsplatz aus auf alle Dateien zugreifen.

Über eine Schnittstelle (Druckertreiber) können E-Mails direkt aus einem beliebigen Mailprogramm an ecoDMS übergeben werden. Auch Office-Dateien oder Grafiken finden so schnell den Weg ins Archiv. Papierdokumente können über die dazugehörige Scanner-Software ecoICE ebenfalls komfortabel bearbeitet und archiviert werden. Die Papierdokumente dürfen größtenteils nach der digitalen Erfassung und Archivierung nach den Vorgaben des BDG vernichtet werden. Daraus resultiert eine enorme Arbeitserleichterung mit kurzen Recherche- und Ablagezeiten für die Mitarbeiter.

Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS-Software wiedergefunden werden. Der Benutzer gibt den Suchbegriff in das Suchfeld ein und schon wird das gewünschte Dokument angezeigt. Es sind keine zeitaufwendigen Suchaktionen in Aktenordnern und Festplatten mehr nötig. Zusätzlich sind u.a. Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Informationen (Metadaten) möglich.

Doch damit nicht genug. Aufgrund verringerter Bürosystemkosten (Möbel, Ordner, Laufakten...) und reduzierter Büroraumkosten (Raum für Aktenschränke, Postfächer...) werden die Unternehmensausgaben bei Einsatz von ecoDMS gleichzeitig gesenkt. Auch den Unternehmenskunden kommt ecoDMS zu Gute. Da das benötigte Dokument mit wenigen Mausklicks sofort abrufbar ist, können Anfragen immer umgehend beantwortet werden. Die schnellere Bearbeitung von Anfragen erhöht die Bindung des Kunden an ein Unternehmen.

Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten.

Die ecoDMS Standardsoftware wird im Internet für unschlagbare (ab) 29,90 € pro Benutzer angeboten. Mit günstigen Support Paketen erhalten die Benutzer bei Fragen oder Wünschen außerdem direkte Unterstützung und Beratung vom Hersteller.
Fazit: Ob E-Mails, Verträge, Rechnungen, Angebote oder andere Dokumente, alles kann sicher archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. ecoDMS erleichtert die Verwaltungsarbeit in einem Unternehmen erheblich. Alle dokumentenbezogenen Vorgänge werden mit ecoDMS deutlich optimiert, so dass sich alle Mitarbeiter mehr auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Weitere Informationen rund um das Dokumenten Management System gibt es im Internet unter *suchen-war-gestern*.

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