Stuttgart / Berlin / Esslingen, 11. August 2009
Zum 1. August 2009 hat die Mindlab Solutions GmbH in Esslingen am Neckar ihre neue Projektmanagement-Software Projektron BCS in Betrieb genommen.
Der Roll-out erfolgte in einem „Big Bang“ Ansatz und wurde von der PLAN+DO Consulting Unternehmensberatung aus Stuttgart gesteuert. In der Projektphase von 12 Wochen wurde eine 6-wöchige Teststellung mit mehreren Workshops und benutzerspezifischen Schulungen durchgeführt. „Wir haben uns bei der Einführung von Projektron BCS für einen externen Dienstleister entschieden, um die enorme Mächtigkeit des Systems auf die Bedürfnisse von Mindlab herunterzubrechen und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen“, begründet die Geschäftsführerin, Susanne Köhler die Hinzunahme einer Unternehmensberatung für den Roll-out. Vorausgegangen war eine Software-Evaluation, bei der Projektron BCS mit Abstand die höchste Bewertung erzielen konnte.
Besonderer Wert wurde beim Roll-out auf die Einbeziehung der Mitarbeiter von Mindlab gelegt. So wurde ein interdisziplinäres Kernteam gebildet, das in strukturierten Workshops alle wichtigen Entscheidungen fällen musste und gleichzeitig in das komplexe Produkt eingeführt wurde. „Die Mitarbeiter wissen am besten, wo die Probleme liegen und wie die Abläufe sein sollten. Man muss ihnen eben auch die Möglichkeit geben, ihre Vorstellungen umzusetzen“, beschreibt Eberhardt Weber den Change-Management Ansatz von PLAN+DO Consulting zur Einführung von neuer Software.
Gleichzeitig wurde darauf geachtet, dass eingefahrene Geschäftsprozesse gründlich durchleuchtet wurden. Während einige wichtige Prozessschritte dank der Flexibilität von Projektron BCS genau im System abgebildet werden konnten, wurden andere bewusst über Bord geworfen. Insgesamt profitiert Mindlab nun von klaren und dokumentierten Prozessen und gut geschulten Mitarbeitern sowie von einer technisch deutlich reduzierten Komplexität dank einer vereinfachten Systemlandschaft. So konnten neben dem bestehenden Zeiterfassungssystem auch gleichzeitig vier existierende Mantis Task-Management Installationen abgelöst werden. Und ganz nebenbei wurde noch die Urlaubsverwaltung und der Prozess zur Angebotserstellung erneuert.
Mindlab hat durch die Einführung von Projektron BCS die Chance genutzt, System, Prozesse und Mitarbeiter ideal aufeinander abzustimmen. Heinz D. Schultz, CEO von Mindlab, kommentiert dies so: „Neben den klaren Prozessen über unser gesamtes Kerngeschäft und der deutlich gesteigerten Akzeptanz der Mitarbeiter profitieren wir vor allem auch von einer signifikanten Verbesserung im Zusammenspiel zwischen Vertrieb und Consulting.“