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Aachen, 13.10.2011. Einige Unternehmen können die Vielzahl der elektronischen und papiergebundenen Dokumente in ihren Büros nicht mehr zeitgerecht verwalten. Die Informationen wer, wie, wann und wo welches Dokument erstellt, bearbeitet und archiviert hat sind nicht transparent und oftmals überhaupt nicht nachvollziehbar. Abhilfe verspricht hier der Einsatz einer professionellen Dokumentenverwaltungs-Software. Ein gutes Beispiel hierfür ist ecoDMS.

ecoDMS ist ein Open Source basiertes Dokumenten Management System aus dem Hause applord. Die Software dient der sicheren Archivierung und Verwaltung von allen Dateien. Gleichzeitig werden beim Einsatz von ecoDMS die Geschäftsprozesse deutlich optimiert und die elektronische Dokumentenverwaltung wird zum Kinderspiel. Ständige Kopierarbeiten, Ausdrucke, aufwendige Dokumentensuchen und zeitaufwendiges Abheften sind mit ecoDMS Schnee von gestern.

Mit dieser modernen Dokumentenverwaltung lassen nicht nur die klassischen Office-Dokumente, sondern Dateien jeglicher Art archivieren. Dazu zählen selbstverständlich Posteingangsdokumente – sprich Papierdokumente und auch unternehmensrelevante E-Mails. Alle Dokumente befinden sich in einer „digitalen Akte“, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter bei Bedarf zugreifen kann.

Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS-Software wiedergefunden werden. Der Benutzer gibt den Suchbegriff in das Suchfeld ein und schon wird das gewünschte Dokument angezeigt. Es sind keine zeitaufwendigen Suchaktionen in Aktenordnern und Festplatten mehr nötig. Zusätzlich sind u.a. Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Informationen (Metadaten) möglich. Das System ist netzwerkfähig. Ein Zugriff von verschiedenen Arbeitsplätzen und Standorten aus ist problemlos möglich.

Die applord GmbH hat mit ecoDMS ein professionelles Dokumenten Management System zum Top-Preis ab 29,90 € pro User geschaffen. Die Software kann sowohl im ecoDMS-Shop unter *ecodms*als auch bei *amazon*erworben werden. Eine kostenfreie Testversion wird ebenfalls zum Download angeboten.

http://www.ecodms.de

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